Pour beaucoup d’entre nous, l’élaboration d’un mandat professionnel peut sembler une tâche fastidieuse et complexe. Afin de démystifier le mandat et de faciliter son incorporation dans votre pratique professionnelle quotidienne, le comité d’inspection professionnelle (CIP) a préparé une série d’articles qui seront présentés dans l’Agro-Express au cours des prochains mois.
Pour bien cadrer l’objet de cette série, il semble important de définir cette notion : Oui, Qu’est-ce qu’un mandat ?
Le mandat est un accord, verbal ou écrit, par lequel un client confie à son conseiller (dans le cas présent, son agronome) la responsabilité d’exécuter une tâche définie, et qui lie les deux parties. Le mandat permet ainsi de circonscrire les attentes et les engagements du client [1] et du conseiller. Peu importe l’acte professionnel (avis, conseil, recommandation) que vous réalisez dans le cadre de votre travail, il découle d’un mandat obtenu d’un client.
Comme de nombreux autres professionnels, les agronomes acceptent des mandats verbaux parce qu’il s’agit d’un client régulier, d’une bonne connaissance, parce que le travail à faire est relativement simple ou encore parce que c’est un suivi à un mandat précédent. Cependant, peu importe le client ou la situation, il faut toujours préciser la nature du travail ainsi que les attentes du client. Il y a plusieurs façons d’officialiser les choses, voici un exemple très simple d’application :
- Suite à la rencontre avec votre client ou à votre échange téléphonique, vous lui transmettez une note par courriel qui résume et confirme les termes de votre entente
Ainsi la communication écrite (courriel) avec votre client détaille la compréhension que vous avez de sa demande et précise vos engagements. Votre client pourra alors réagir à cette proposition et l’échange qui s’en suivra permettra de bien circonscrire ses attentes. Si votre client ne donne pas suite à votre dernier message, il faudra vous assurer que le courriel a bien été livré et lu et faire un dernier suivi.
Vous pourrez ainsi compléter votre mandat qui tiendra compte des exigences de votre client. Il sera versé au dossier [2] du client et constituera un élément important auquel vous et votre client pourrez vous référer au besoin.
Un mandat clair qui répond aux attentes de votre client et qui précise vos engagements est la pierre angulaire de la relation professionnelle avec votre client. Comme la conception d’un mandat varie selon votre cadre d’emploi, le prochain volet de cette série vous présentera les divers types de mandats et le contenu de chacun.
Le CIP
[1] Nous inclurons une définition du client dans un prochain volet de cette chronique
[2] Règlement sur les dossiers, les bureaux et la cessation d’exercice des agronomes