Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’Ordre des agronomes du Québec (ci-après « Ordre », « Nous ») reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique. À ce titre, l’Ordre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.

Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles comme le nom, le titre, l’adresse, le courriel ou le numéro de téléphone au travail.

La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci ou de tout autre moyen technologique

Elle fait état de la manière dont l’Ordre protège les renseignements personnels, et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec, à savoir :

  • Code des professions (RLRQ, c. C-26);
  • Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels lorsque les renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) sont détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession;
  • Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre de ses autres fonctions et activités.


Renseignements personnels que nous recueillons

Dans le cadre de nos interactions, l’Ordre doit nécessairement recueillir certains renseignements personnels, et ce, afin d’offrir les services demandés. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :

  • Auprès des candidats à la profession et des membres inscrits au Tableau de l’Ordre: nom, adresses personnelle et professionnelle, courriels personnel et professionnel, numéros de téléphone personnel et professionnel, nom de l’employeur, fonctions et statut, date de naissance, copie du certificat de naissance ou passeport, numéro de membre, preuves de formations académiques (traduction agrée, si nécessaire), évaluation de stage, certificat de bonne conduite, renseignements liés à la formation continue, numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement d’une demande d’inscription, dossier judiciaire et disciplinaire (si nécessaire), etc.
  • Auprès des candidats à un emploi auprès de l’Ordre: nom, coordonnées, curriculum vitae, lettre de présentation, références d’emplois antérieurs, données bancaires, tests d’embauche, et dossier judiciaire, numéro d’assurance et de crédit (si nécessaire), etc.
  • Auprès des visiteurs de notre site Web: nom, coordonnées qui nous permettent de les contacter si nécessaire, renseignement nécessaire pour traiter la demande, navigateur web, adresse IP, pages visitées et requêtes, heure et jour de connexion, etc.

Dans la mesure où l’Ordre recueille des renseignements personnels à l’aide de témoins de connexions (cookies), afin d’identifier, de localiser ou encore d’effectuer un profilage des personnes avec qui il interagit, cette collecte sera réalisée uniquement si elles consentent à l’activation de ces outils technologiques.

En plus de ces témoins, l’Ordre a également recours à des témoins qui sont dits « nécessaires » ou « strictement nécessaires » au fonctionnement de notre site Web et qui ne peuvent donc pas être désactivés.

Les informations obtenues dépendent du parcours du visiteur sur le site Web. De plus, ces informations sont anonymisées. Les informations sensibles ne sont pas conservées.


Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

L’Ordre recueille des renseignements personnels pour atteindre les objectifs décrits ci-dessous.

  • Contrôler l’exercice de la profession;
    • Assurer la conformité des membres de l’Ordre en vertu du Règlement sur la formation continue obligatoire des agronomes;
    • Gérer l’admission continue des candidats à la profession, y compris le paiement des frais d’admission ;
    • Mener des enquêtes disciplinaires, de la conciliation, de l’arbitrage de comptes d’honoraires et des audiences ;
    • Inspecter les membres afin de vérifier leurs compétences professionnelles ;
    • Évaluer la compétence des membres et mettre en œuvre des normes de pratique ;
    • Assurer le respect de l’éthique et de la déontologie par les membres.
  • Répondre à une demande, fournir un bien ou un service;
    • Évaluer et administrer les demandes de délivrance de permis d’exercice et d’inscription (ou de réintégration) au Tableau de l’Ordre, incluant l’évaluation des diplômes et formation à des fins d’équivalence
    • Recevoir, gérer et traiter les demandes d’information, les demandes d’accès ou les plaintes;
  • Produire des statistiques, des études et des recherches;
  • Pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information demandés, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web;
  • Sous réserve d’avoir obtenu le consentement, comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web;
  • Pour transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable.


Moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis

L’Ordre recueille les renseignements personnels par le biais : site Internet, courriel, témoins de connexion dits « essentiels », plateformes de ses fournisseurs externes, etc.


Consentement

En visitant le site Internet ou encore en fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), l’Ordre considère que la personne consent à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus.

La personne peut en tout temps retirer son consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par l’Ordre. Elle peut exercer son droit en présentant une demande par écrit à l’adresse suivante : agronome@oaq.qc.ca. Le retrait de du consentement pourrait nous empêcher de fournir ou de continuer à fournir certains de nos services celle-ci.

Par ailleurs, lorsque l’Ordre utilise ou communique des renseignements personnels sensibles, il demande que le consentement soit manifesté de façon expresse.


Utilisation et Communication

En aucun cas, l’Ordre n’utilise ni ne communique les renseignements personnels sans avoir obtenu le consentement des individus. Toutefois, en certaines circonstances, l’Ordre peut être tenu de communiquer des renseignements personnels, sans consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en dans la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.

De plus, nous partageons des renseignements personnels avec les conseils des sections régionales.

En pareille situation, l’Ordre s’assure contractuellement que les tiers respectent la confidentialité des renseignements personnels, ne les utilisent pas à d’autres fins que celles pour lesquelles ils leur ont été communiqués et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.  

Lorsque nous communiquons des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui agissent à titre de mandataires, nous prenons des mesures raisonnables pour que les règles énoncées dans cette politique soient respectées, et ces tiers nous fournissent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.


Conservation des renseignements personnels

L’Ordre conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, le tout conformément à la Politique de conservation des documents de l’Ordre. Une exception s’applique lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.

En général les renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec. Toutefois, dans le cas, où ceux-ci seraient communiqués ou hébergés à l’extérieur, l’Ordre s’assure que les renseignements personnels sont protégés de manière adéquate et que le transfert est prévu par entente.


Mesures de sécurité

L’Ordre protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons les renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec lui.


Accès et rectification aux renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons soient à jour. Il est de la responsabilité de ceux qui nous ont confié ces renseignements de nous informer de tout changement quant à ceux-ci.

De plus, une demande peut être transmise afin d’obtenir :  

  • l’accès aux renseignements personnels;
  • la rectification de vos renseignements personnels;
  • le retrait du consentement à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels;
  • la cessation de la diffusion de renseignements personnels, de désindexation;
  • de portabilité (à partir du 22 septembre 2024).

en adressant la demande par écrit en ligne, par courriel ou sur papier à :

Me Marina Vachon, avocate

Responsable de l’accès à l’information marina.vachon@oaq.qc.ca 

  1. Éric Lavoie, syndic par intérim, eric.lavoie@oaq.qc.ca

Responsable de l’accès à l’information, en ce qui concerne des documents ou des renseignements détenus par le Bureau du syndic.


Porter plainte

Nous reconnaissons l’importance de protéger les renseignements personnels. Advenant le cas où une personne souhaite déposer une plainte quant à la protection que l’Ordre accorde aux renseignements personnels qu’il détient, elle peut le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse suivante : marina.vachon@oaq.qc.ca en remplissant le formulaire prévu à cet effet.


Nous contacter

On peut communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer ses droits, déposer une plainte en s’adressant à Me Marina Vachon, secrétaire de l’Ordre responsable de l’accès à l’information à marina.vachon@oaq.qc.ca.  

Date de la politique

Entrée en vigueur le 12 décembre 2023

Prochaine révision prévue en février 2025