Au cours des 20 dernières années, nous sommes passés d’une gestion « papier » à une gestion électronique des dossiers de nos clients. Bien que cette technologie comporte des avantages évidents, il faut reconnaître que son utilisation comporte aussi des risques.
Les avantages
Le développement et l’essor de ces nouveaux outils technologiques ont apporté de nombreux avantages dans la tenue et l’accès aux dossiers de clients. Les diverses technologies de gestion de documents permettent de conserver à l’intérieur d’un seul outil (ou d’une famille d’outils) l’ensemble des informations (contrats, courriels, messages textes, résultats d’analyses ou d’expertise, mandats, notes de suivi, etc.) lié aux clients.
La prise de note, la rédaction d’un résumé d’une rencontre avec un client ou un membre de votre équipe de travail peuvent être fastidieuses. Plusieurs applications de prises de notes disponibles sur tablette ou sur téléphone intelligent offrent la fonction de dictée vocale. Elles vous permettent de prendre des notes en vous passant de carnet ou cahier. Vos notes seront disponibles immédiatement sur votre portable ou votre tablette. Ces applications offrent la possibilité de lier vos notes à d’autres applications, comme votre agenda, vos courriels et même certains systèmes de gestion des dossiers clients. En combinant ces outils aux capacités de l’infonuagique (CLOUD), il est possible d’accéder, en tout temps ou presque, aux dossiers de clients par l’entremise d’Internet. Certaines applications de prises de notes ont la capacité de conserver la date et l’heure de la prise de notes ainsi que les mises à jour ultérieures.
Les risques associés aux technologies numériques
L’utilisation des technologies numériques crée des problématiques qui leur sont propres et s’accompagnent de l’apparition de risques dans la gestion des données, d’appréhension de la part du public et de nos clients. Je vous invite à vous rendre sur le site de Conseil interprofessionnel du Québec pour prendre connaissance des diverses études réalisées sur les impacts des impacts des nouvelles technologies sur la pratique des professionnels québécois. [i]
Comme agronome, vous devez vous assurer de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels recueillis auprès de vos clients. [ii] Tous les renseignements que vous recueillez, que vous utilisez, que vous communiquez et que vous conservez dans vos outils (tablette, PC, téléphone intelligent) ou sur une plateforme d’infonuagique, sont susceptibles d’être perdus ou volés. Vous devez prendre les mesures de protection nécessaires. [iii]
Si vous choisissez l’utilisation de l’infonuagique pour la conservation de vos dossiers, il est fortement recommandé de choisir une entreprise qui stocke vos données au Québec ou au Canada. Ce choix vous permettra d’éviter que vos données soient soumises aux regards indiscrets d’autres juridictions.
La permanence et l’intégrité
Une des problématiques que nous apporte la gestion numérique des dossiers est la permanence et l’intégrité des notes inscrites au dossier d’un client. Les notes rédigées et conservées dans un format modifiable tel que celui d’un logiciel de traitement de texte ne satisfont pas cette exigence. Par exemple, l’Ordre professionnel de la physiothérapie du Québec (OPPQ) recommande d’enregistrer dans un format non modifiable les notes aux dossiers de clients. [iv] Selon l’OPPQ, cette pratique permet de facilement distinguer les corrections ou les ajouts des notes initiales.
Une option à considérer est l’utilisation d’un logiciel de prises de notes (incluant la prise de notes vocales) permettant de conserver l’historique (date et heure) de chaque note et de chaque modification apportée à un dossier. Ces derniers offrent la possibilité de faire le traçage de vos notes et mises à jour aux dossiers de vos clients.
La protection des données
Chez les agronomes en pratique privée, les règles de tenue de dossier et le Code de déontologie encadrent la protection des données personnelles de leurs clients. Les employeurs d’agronomes utilisant un ou des outils numériques pour gérer les dossiers de clients doivent mettre en place des mesures pour protéger les informations à caractère personnel que leurs dossiers de clients contiennent. Sanctionnée en 2021, la Loi 25 impose des règles pour assurer une meilleure protection des renseignements personnels, en exigeant un cadre règlementaire plus strict, pour faire face à la multiplication et à la sophistication des outils technologiques qui peuvent créer des défis de sécurité et de confidentialité. [v]
Comme agronome en emploi, il est important que votre employeur vous informe des mesures qu’il a prises pour se conformer à la Loi 25. Si vous n’avez pas eu cette information, on vous suggère de faire des démarches auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez votre employeur.
Pour le Comité d’inspection professionnelle (CIP),
Michel Duval, agr.
Amévi Toglo, agr.
Assistance juridique : Me Louise Richard
[i] Encadrement des transformations numériques (professions-quebec.org)
[ii] Code de déontologie des agronomes, c. A-12, r.6, art. 18 et 34
[iii] Les technologies de l’information et la protection des informations de votre client – Ordre des agronomes du Québec (oaq.qc.ca)
[iv] Dossier_numerique_OPPQ.pdf
[v] Principaux changements apportés par la Loi 25 (gouv.qc.ca)