Processus d’inspection professionnelle

L’OAQ s’appuie sur le travail de son comité d’inspection professionnelle, qui s’applique à mettre en œuvre son programme de surveillance générale, et ce, avec la collaboration d’inspecteurs et, au besoin, d’experts.

Le CIP est formé d’au moins 1 membre de chaque domaine d’activité (agroenvironnement, productions animales, agroéconomie, phytoprotection et autres), nommé par le Conseil d’administration parmi les agronomes ayant exercé leur profession pendant au moins 3 ans. Le rôle du CIP consiste à contrôler le niveau de compétence des membres de l’ordre, notamment par la vérification de la qualité des services qu’ils fournissent. Il propose également des moyens d’intervention pour aider l’agronome à améliorer sa compétence professionnelle en faisant des recommandations au Conseil d’administration. Pour chaque dossier d’inspection, les recommandations du CIP sont graduées en fonction d’un ensemble de critères entre autres, le nombre et la sévérité des lacunes observées ainsi que le nombre de suivi déjà effectués au fil des ans sans qu’il n’y ait eu d’améliorations notables.

Contrairement aux membres du CIP qui sont des bénévoles, les inspecteurs sont des contractuels de l’OAQ. Le principal rôle de l’inspecteur est d’évaluer la compétence professionnelle relativement à une situation précise ou à des points particuliers et de transmettre leurs constats au CIP. L’inspecteur doit donc évaluer l’agronome dans les fonctions qu’il occupe et examiner sa compétence professionnelle (c.-à-d. au regard, entre autres, de la réglementation de l’Ordre, ce qui inclut le Code des professions, la Loi sur les agronomes, les règlements qui en découlent dont le Code de déontologie des agronomes ainsi que les règles de l’art, dont les politiques, les lignes directrices de l’Ordre, etc.). Ainsi, il doit poser les bonnes questions en considérant les préjudices potentiels pour les clients, dans un esprit de protection du public.

Le CIP ne demande pas aux inspecteurs de trancher sur la compétence d’un agronome à la suite d’une inspection. Ils doivent fournir toute l’information au comité sur le contenu et le déroulement de l’entretien en mettant en évidence les faits et leurs observations dans un rapport écrit. Leur principal mandat est d’identifier les problèmes de compétence de l’agronome, par une analyse objective de sa pratique professionnelle. Ils doivent faire des constats et non des recommandations. Il revient au CIP de décider de la suite à donner à une inspection. Ainsi ils doivent s’abstenir de tout commentaire faisant appel à une opinion ou à un jugement personnel et également, toujours conserver une certaine distance avec l’agronome inspecté (associé à votre devoir de réserve). Les membres du CIP et les inspecteurs ont tous prêté un serment de confidentialité et rempli une déclaration de conflit d’intérêts.

Même si les visites ou entrevues d’inspection se déroulent généralement entre les mois de septembre et février, le processus d’inspection en soi est un processus annuel. Pour permettre aux membres de comprendre le déroulement général d’une inspection, voici une représentation schématique qui retrace les principales étapes du processus d’inspection professionnelle :

SCHÉMA DU PROCESSUS D’INSPECTION PROFESSIONNELLE

L’inspection régulière

Le mandat d’une inspection régulière consiste à surveiller la pratique professionnelle de l’agronome. Autrement dit, c’est de vérifier si l’agronome possède la compétence professionnelle nécessaire pour réaliser les actes agronomiques inhérents au champ d’activité dans lequel il évolue. Elle peut être individuelle ou regroupée.

L’inspection de suivi

Elle peut consister à vérifier l’application des correctifs ou des recommandations adressés à l’agronome lors d’une inspection régulière par une analyse de dossier ou par une visite d’un inspecteur.

L’inspection particulière sur la compétence (IPC)

Elle consiste à faire une vérification plus approfondie de la compétence professionnelle de l’agronome pour réaliser les actes agronomiques inhérents à son champ d’activité. Le CIP peut aussi procéder à une inspection particulière sur la compétence professionnelle d’un agronome dans les cas suivants :

• À la suite d’une information ou d’une plainte provenant du public (citoyen, client ou agronome);
• À la suite d’une information du Bureau du syndic;
• À la suite d’une inspection régulière au cours de laquelle des lacunes majeures à la pratique d’un agronome ont été identifiées;
• De la propre initiative du CIP dès qu’il a un doute sur la compétence professionnelle d’un agronome.

Le CIP effectue une analyse pointue de la compétence de l’agronome en désignant un ou deux inspecteurs qui effectuent une vérification de la compétence professionnelle sur les lieux de travail de l’agronome et qui recueillent des dossiers pour une analyse détaillée.

Le CIP peut également référer au Bureau du syndic si la conduite d’un agronome semble présenter des fautes déontologiques.

Le CIP peut, après analyse des informations recueillies, recommander au conseil d’administration de l’Ordre d’obliger un agronome à suivre un cours ou à effectuer un stage de perfectionnement ou les deux à la fois, avec ou sans limitation ou suspension du droit d’exercice. L’agronome visé sera préalablement invité à une audition.

L’audition

L’audition est un processus administratif qui fait suite à une inspection. L’objectif de l’audition est de permettre à l’agronome de présenter au CIP une défense pleine et entière relativement à l’évaluation de sa compétence dans le domaine qui a fait l’objet de l’inspection avant que le comité transmette ses recommandations au conseil d’administration. L’agronome a le droit de se faire entendre, verbalement ou par écrit.

Les étapes de l’inspection professionnelle

• Une centaine d’agronomes sont sélectionnés à l’aide de la base de données, à partir des critères du programme de surveillance générale et des critères particuliers du CIP (le cas échéant).
• Le secrétaire du comité envoie à l’agronome une lettre l’informant de sa sélection. À cet envoi est joint le formulaire d’évaluation à la pratique professionnelle (FEPP) et outils d’aide à l’inspection professionnelle qui devra être rempli et retourné aux bureaux de l’Ordre dans les 30 jours.
• Dès réception du dossier de l’agronome, l’inspecteur fixe un rendez-vous avec ce dernier. Il confirme ce rendez-vous par un courriel, par lequel il avise le secrétaire du CIP de la date et de l’heure du rendez-vous.
• Lors de la visite/entrevue, l’inspecteur et l’agronome passent en revue les aspects légaux et organisationnels relatifs à la pratique professionnelle de ce dernier, dont les principaux aspects figurent au formulaire d’évaluation à la pratique et outils d’aide à l’inspection professionnelle. L’inspecteur vérifie les dossiers, les livres et les registres.
• L’inspecteur remplit un rapport d’inspection. Habituellement, il complète aussi, pour un ou plusieurs dossiers, une des grilles de vérification préparée selon le principal champ d’activité de l’agronome inspecté. L’inspecteur transmet les documents aux membres du CIP pour analyse.
• À la fin de la visite, l’inspecteur rappelle à l’agronome visité de remplir le document « Évaluation du processus d’inspection professionnelle » et de le retourner au secrétaire du CIP, par courriel. Les commentaires de l’agronome sont précieux puisqu’ils permettent au CIP d’apporter des améliorations au processus d’inspection.
• Les membres du CIP procéderont à l’analyse des différents dossiers.
• Une lettre du CIP est acheminée à l’agronome pour lui faire par des recommandations du CIP concernant son dossier à la suite de son inspection.

Les conclusions d’une inspection professionnelle

Les recommandations du CIP peuvent aller d’un simple correctif à une limitation ou une suspension de droit d’exercice. À la suite de l’analyse du dossier d’inspection de l’agronome, le CIP peut demander que soit transmis à l’agronome, une :

• Lettre-corrective (LCr) rappelant à l’agronome que, pour faire suite à son inspection professionnelle, le CIP a analysé son dossier et lui rappelle d’appliquer les correctifs/recommandations transmis par son secrétaire ;
• Lettre-conformité (LCf) rappelant à l’agronome que, pour faire suite à son inspection professionnelle, le CIP a analysé son dossier et que l’ensemble de sa pratique respecte les règles de l’art ;
• Lettre-suivi (LSd), demandant à l’agronome de retourner un certain nombre de dossier client pour analyse à la prochaine campagne d’inspection ;
• Lettre-suivi (LSv), rappelant à l’agronome que, pour faire suite à son inspection professionnelle, il aura une visite de suivi des correctifs à la prochaine campagne d’inspection par analyse de dossier ;
• Lettre-IPC (Lipc), avisant l’agronome que, pour faire suite à son inspection professionnelle, le CIP a analysé son dossier et l’informe qu’il fera l’objet d’une inspection particulière sur la compétence ;
• Lettre-audition (Laud), avisant l’agronome que, pour faire suite à son inspection professionnelle, le CIP a analysé son dossier et l’informe qu’il fera l’objet d’une audition devant le CIP.

COMMENT SE PRÉPARER À LA VISITE D’INSPECTION PROFESSIONNELLE

Pour un bon déroulement de la visite, l’agronome devrait :

• Consulter la grille de référence de l’Ordre ainsi que des lignes directrices applicables à ses champs de pratique (disponibles sur le site Web de l’Ordre).
• Avoir sous la main la compilation de ses activités de formation continue ainsi que les attestations, s’il y a lieu, classées dans un porte-folio distinct.
• S’assurer que la tenue des dossiers clients et de son bureau respecte le Règlement sur les dossiers, les bureaux et la cessation d’exercice des agronomes.
• Prévoir un bureau fermé afin d’assurer la confidentialité nécessaire pour la rencontre.
• Préparer les documents suivants (le cas échéant) :
• Description de tâches;
• Documents de facturation (les vôtres ou ceux reliés à vos services agronomiques);
• Procédure de surveillance des actes agronomiques;
• Dessin ou schéma de l’entreprise (veuillez identifier les liens de surveillance entre les agronomes, les techniciens, technologistes et technologues agricoles).
• Permis d’exercice (certificat affiché);
• Copie de publicité récente (en format papier ou copie du site Web);
• Procédure particulière de conservation des dossiers;
• Carte d’affaires;
• Tout autre document que vous jugez pertinent.
• Avoir vérifié le diplôme des techniciens et technologues agricoles.
• Analyser sa pratique au regard des normes applicables à son champ d’activité.